Kad jums nereikėtų kiekvieną kartą, išrašant sąskaitą faktūrą, įvesti visos informacijos rankiniu būdu, rekomenduojame pirmą kartą prieš pradedant naudotis sistema atlikti keletą naudingų nustatymų. Taip Banqup taps jūsų patikimu pagalbininku sąskaitų faktūrų valdyme.
1. Suveskite savo įmonės informaciją
Banqup įkelia jūsų įmonės pagrindinius duomenis iš Registrų centro. Tačiau tam tikrą informaciją vis tiek turite pridėti patys. Pavyzdžiui, įmonės kontaktus, banko sąskaitą, serijos numeraciją išrašomoms sąskaitoms ir kt. Įmonės duomenis galite pakeisti Nustatymai / Įmonės informacija.
Taip pat rekomenduojame pridėti logotipą, kad sąskaitos reprezentuotų jūsų įmonę.
2. Nustatykite sąskaitos faktūros ir atsiskaitymo informaciją
Kurdami sąskaitą faktūrą galite išvengti pasikartojančios informacijos vedimo rankiniu būdu. Prieš pradedant išrašyti sąskaitas, nurodykite informaciją Banqup platfomoje Nustatymai / Pardavimai / Sukurti platformoje:
- Komentaras – pridėkite papildomą informaciją apie įmonę arba pasiūlymus, kurie bus matomi sąskaitos apačioje.
- Automatinis numeravimas - nustatykite numeravimo logiką ir Banqup automatiškai priskirs seriją ir numerius naujai išrašomoms sąskaitoms faktūroms.
- Papildoma informacija – čia galite nurodyti papildomą informaciją, pvz., kontaktinius duomenis, darbo valandas ir kt.
- Banko sąskaitų numeriai - identifikuokite, į kurią atsiskaitomąją sąskaitą laukiate mokėjimo iš savo kliento. Ši informacija nurodoma prie rekvizitų.
- Mokėjimo terminas.
Svarbu! Visus šiuos duomenis galite pakeisti išrašydami sąskaitą faktūrą, tačiau automatinės taisyklės vis tiek galios naujai išrašomoms sąskaitoms. Be to, galite pasirinkti, kurį sąskaitos faktūros dizainą norite naudoti. Jį galite pasirinkti Nustatymai / Maketų šablonai.
3. Įtraukite prekes ar paslaugas į katalogą
Rekomenduojame susikurti savo įmonės produktų katalogą, kad galėtumėte įtraukti produktus į sąskaitą faktūrą vienu mygtuko paspaudimu, o ne kiekvieną kartą vesti juos rankiniu būdu.
Produktų katalogą galite importuoti į Banqup kaip Excel failą arba patys susikurti sąrašą pačioje platformoje. Prekes ir paslaugas galite sukurti arba importuoti: Nustatymai / Pardavimai/ Produktų katalogas.
4. Importuokite savo klientų duomenis
Nors sąsaja su Registrų centru palengvina jūsų kliento kortelės sukūrimą, tačiau rekomenduojame įkelti savo klientų duomenų bazę į Banqup. Ypač tuo atveju, jei jūsų įmonė turi lojalių klientų, kuriems sąskaitos išrašinėjamos periodiškai. Tokiu būdu jums nereikės kiekvieną kartą iš naujo įvesti kliento informacijos ir sutaupysite daug laiko. Klientų bazę galite importuoti naudojant XLS šabloną arba sukurti rankiniu būdu. Meniu punkte Klientai ir tiekėjai rasite importavimo šabloną.
Tai užtruko, tačiau buvo verta! Dabar padarėte viską, kad ateityje neužtruktumėte nei minutės sąskaitos išrašymui.
Kurdami naują sąskaitą faktūrą pastebėsite, kad didelė dalis laukelių jau bus užpildyti automatiškai. Teliks pasirinkti sąskaitos gavėją, pridėti prekes/paslaugas, kiekius keliais pelės mygtukų paspaudimais. Beliko ją išsiųsti klientui! O tai padarysite jums ir jūsų klientui tinkamiausiu būdu. Banqup platformoje galite pasirinkti, kokiu būdu norite išsiųsti sąskaitą faktūrą savo klientui:
- El. paštu;
- Pristatymas Banqup platformoje;
- PEPPOL tinkle (Registrų Centro „E. Sąskaita“);
- Išsaugoti PDF dokumentą kompiuteryje.
Sąskaitų faktūrų išrašymo privalumai Banqup
- Visa informacija aiškiai pateikta platformoje.
- Turėsite galimybę pasižymėti apmokėtas sąskaitas bei seksite vėluojančius mokėjimus.
- Išsiuntus sąskaitą el. paštu kaip nuorodą, matysite jos būseną - ar ji buvo gauta, kada buvo peržiūrėta.
- Visos pardavimų sąskaitos archyvuojamos, tad jūs ar jūsų kolegos lengvai suras istorinius pardavimų duomenis, kainas ir kt. Jokio popierinio archyvo!
- Galimybė išrašyti sąskaitas faktūras mobiliąja programėle.
